Оцифровка трудовой книги: кто это должен делать и как проверить

Оцифровка трудовой книжки: кто это должен делать и как проверить В Украине идет переход от бумажных трудовых книжек к электронным. Украинцам советуют не откладывать оцифровку документов, ведь из-за несвоевременной процедуры можно потерять часть страхового стажа или задержать назначение пенсии. Это предусматривает закон № 1217, принятый еще в 2021 году. На этот процесс отвели пять лет, то есть конечный срок для оцифровки истекает 10 июня 2026 года.Сканкопию трудовой книжки для оцифровки в Пенсионный фонд Украины через вебпортал электронных услуг Фонда может подать как сам работник, так и его страхователь, отмечают в ПФУ. Для этого нужно иметь отсканированные цветные копии всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и соответствующих документов, в которые внесены записи с оригиналов трудовой или других документов, подтверждающих стаж.

• должны быть цветными и четкими;
• отображать все реквизиты документа (название документа, серийный номер, дата выдачи, печати, подписи, ФИО владельца) и непосредственно сами записи (рекомендуемое разрешение при сканировании — 300 dpi);
• формат изображения должен быть .jpg или .pdf;
• размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.

В электронную трудовую книжку нужно скачать все документы, влияющие на расчет стажа. Кроме трудовой книги, это могут быть документы о получении образования, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), военный билет и другие документы. К примеру, к 2004 году в трудовой стаж учитывалось обучение в учреждениях высшего образования на дневной форме. Если у вас диплом за соответствующие годы, засканируйте и добавьте в систему. Чтобы работодателю внести данные о наемном работнике, нужно:

• зайти в личный кабинет на портале portal.pfu.gov.ua. Для этого нужно авторизироваться — с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или через BankID (по номеру банковской карты) или с помощью Действия. Подпись;
• далее выберите раздел «Сведения о трудовых отношениях работника». Здесь вы можете скачать скан-копии бумажных документов.

Наемным работникам добавить скан-копии документов или создать электронную запись, к которой добавляются сканированные копии документов, можно в разделе «Коммуникации по ПФУ» (пункт «Сведения о трудовых отношениях»). в разделе "Электронная трудовая книжка" (на главной странице на панели слева). Для ознакомления с записями трудовой книжки в этом разделе необходимо выбрать вкладку «Данные ЭТК».

• В закладке «Записи трудовой книжки (За СПОВ)» отображается информация о трудовых отношениях наемного работника, которая сформирована автоматически по данным отчетов работодателей (ранее за период с 01.01.1998).
• В закладке «Оцифрованная ЭТК» размещены данные по результатам оцифровки сведений о трудовых отношениях в соответствии с предоставленной сканированной трудовой книжкой.
• В закладке «Скан-копии трудовой книжки» размещены сканкопии бумажной трудовой книжки (предоставлены застрахованным лицом или страхователем).

В то же время на главной странице в личном кабинете человека указаны итоговые данные о приобретенном страховом стаже, который рассчитан автоматически в соответствии с требованиями Закона Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» (реквизит «Общий страховой стаж» — закладка «Страховые данные, имеющиеся в РЗО»). Кроме того, в разделе «Мои обращение. Если во время обработки сканкопий было выявлено несоответствие в оформлении трудовой книжки, содержании записей, то отмечается соответствующий комментарий специалиста, который проработал документы. Если ивш трудовая деятельность началась раньше, вы можете добавить информацию об этом лично, отправив сканированные копии документов. До этого стаж считался трудовым. Зачисление стажа до 01.01.2004 осуществляется на основании записей в трудовой книжке и других документов. ФЛП делает запись в е-трудовой, если она имеет наемных работников и вносит данные о них.